Offentlige anskaffelser – utbyggingsprosjekter

19. desember 2018
Rakkestad kommune

Denne forvaltningsrevisjonsrapporten er utarbeidet av Indre Østfold kommunerevisjon IKS på oppdrag fra kontrollutvalget i RAkkestad kommune. 

Rapporten skal besvare to hovedproblemstillinger:

  1. Er anskaffelse av rådgivningstjenester, entreprise og andre leveranser i tilknytning til utbyggingsprosjekter i Rakkestad kommune gjennomført i samsvar med lov og forskrift om offentlige anskaffelser.
  2. Er det enkelte prosjekt gjennomført innenfor den vedtatte økonomiske rammen, og er om nødvendig budsjettet justert som følge av endringer.

 

Offentlige anskaffelser, utbyggingsprosjekter – Rakkestad kommune 2018

Anskaffelser og kontraktsoppfølging

3. desember 2018
Sarpsborg kommune

Østfold kommunerevisjon IKS har i dette prosjektet undersøkt om Sarpsborg kommune har etablert en betryggende internkontroll som sikrer at regelverket for offentlige anskaffelser etterleves, samt om kommunen sikrer en tilfredsstillende oppfølging av rammeavtaler og kontrakter som inngås i forbindelse med enkeltanskaffelser.

 

Anskaffelser og kontraktsoppfølging – Sarpsborg kommune 2018

Refusjoner

22. november 2018
Halden kommune

Det er viktig at kommunen har gode rutiner når det gjelder registrering og videre oppfølgning av refusjonskrav. Dersom denne dokumentasjonen ikke er på plass kan kommunen risikere å tape kravet.

Det finnes flere tilskuddsordninger som er tilgjengelig for kommunen, og disse gis på en rekke forskjellige grunnlag, til flere ulike formål. Det knyttes vilkår til bruk av tilskuddsmidler, og disse kan gå tapt dersom de ikke benyttes i samsvar med forutsetningene for tildelingen. Videre innebærer god kvalitet på rapportering og oppfølging blant annet at kommunen skiller ut hvilke kostnader som er tilskuddsberettiget.

I tillegg til å foreta en systemrevisjon, knyttet til refusjoner og tilskudd, har Østfold kommunerevisjon IKS gjennom denne forvaltningsrevisjonen også undersøkt kommunens praksis på begge områder. I tillegg har vi kartlagt kommunens fokus på å øke sine inntekter i form av tilskudd.

 

Refusjoner – Halden kommune 2018

Tiltak og rutiner for reduksjon og forebygging av sykefravær

21. november 2018
Våler kommune

I dette prosjektet har revisjonen kontrollert i hvilken grad kommunen arbeider med å
forebygge og følge opp sykefravær blant kommunens ansatte på en måte som er i tråd
med sentrale føringer og kommunens målsetninger.

Revisjonen har lagt til grunn at kommunens evne til å forebygge sykefravær, er tett
knyttet opp mot det arbeidet som gjøres for at kommunen skal være en
helsefremmende og meningsfylt arbeidsplass. Derfor er arbeidsmiljølovens
bestemmelser om systematisk sykefraværsoppfølging og helse, miljø og
sikkerhetsarbeid, lagt til grunn for revisjonens vurderinger av om kommunen har
etablert tilfredsstillende og fungerende systemer for oppfølging og forebygging av
fravær. Revisjonen har også lagt til grunn retningslinjer om sykefraværsoppfølging fra
Nav i dette arbeidet.

Revisjonen har lagt kommunens IA-avtale til grunn for vurderinger av hvordan utvalgte
forpliktelser i avtalen følges opp av kommunen.
Videre har revisjonen støttet seg på relevant forskning underveis i prosjektet, som
både omhandler årsaker til og sammensetningen av sykefravær, samt hvilke positive
og negative faktorer som påvirker sykefraværet på arbeidsplassen.

 

Tiltak og rutiner for reduksjon og forebygging av sykefravær – Våler kommune 2018

Rehabilitering av Aremark skole og Skodsberg renseanlegg

21. november 2018
Aremark kommune

Revisjonen har foretatt en kartlegging av to byggeprosjekter i Aremark kommune;

  • Rehabilitering av Aremark skole 2014 – 2018
  • VA prosjekt (Skodsberg renseanlegg) 2016 – ikke ferdigstilt

Det har vært merforbruk i forhold til vedtatt budsjett på begge prosjektene over flere år.

 

Rehabiliteringen av Aremark skole og Skodsberg renseanlegg – Aremark kommune 2018

Kvalitet i omsorgstjenestene

13. november 2018
Moss kommune

Kvalitet kan defineres på mange måter. I denne sammenheng har vi valg tå ha fokus på at kommunen/virksomheten skal oppfylle lovverkets krav til internkontroll gjennom at avvik og uheldige hendelser i helse og omsorgstjenestene føgles opp, og at tiltak iverksettes for å redusere risikoen for at avviket skjer igjen, samt ivaretagelse av brukermedvirkning og individuell tilpasning. Ifølge Helsedirektoratet1 innebærer god kvalitet for sosial- og helsetjenesten at tjenestene blant annet er virkningsfulle, trygge og sikre, involverer brukere og gir dem innflytelse, og at de er samordnet og preget av kontinuitet. 

Østfold kommunerevisjon IKS har i dette prosjektet undersøkt i hvilken grad ansatte i omsorgstjenestene får opplæring innen internkontrol, herunder avvikshåndtering og risikovurdering, samt Melløsparken sykehjems arbeid for ivaretagelse av brukermedvirkning og indivudell tilpasning.

 

Kvalitet i omsorgstjenestene – Moss kommune 2018

Ansettelsesprosesser – oppfølging av kompetansekrav

14. september 2018
Rygge kommune

Gode systemer og en god internkontroll innen kommunens ansettelsesprosesser er uavhengig av sektorer og stillinger. For å sikre gode ansettelsesprosesser i kommunen er det helt avgjørende at kommunen har utarbeidet et godt system med en god internkontroll på feltet.

Når det gjelder tilsetting av helsepersonell er gode rutiner et viktig virkemiddel for kvalitet i den norske helsetjenesten. Dette aktualiseres ytterligere i forbindelse med at det fra 1. januar 2017 er innført nye krav om politiattest for alle som arbeider i den kommunale helse- og omsorgstjenesten, uavhengig av pasient- eller brukergrupper personellet skal yte tjenester til. Lovendringen betyr blant annet at også de som skal arbeide innen eldreomsorgen, psykiatritjenesten og som personlige assistenter må levere politiattest.

 

Ansettelsesprosesser – oppfølging av kompetansekrav – Rygge kommune 2018

Forebyggende arbeid – psykisk helse

13. september 2018
Halden kommune

SINTEF melder om økt pågang til den psykiske helsetjenesten i kommunene etter Samhandlingsreformen. Økningen forklares først og fremst med at pasienter gis et kortere behandlingsopphold i spesialisthelsetjenesten. Samtidig øker etterspørselen fordi det kommunale tjenestetilbudet er mer utviklet og mer kjent enn tidligere og flere henvises eller søker hjelp selv. For mange kommuner blir det da vanskelig å prioritere forebyggende arbeid og tidlig innsats, fordi mye ressurser må brukes på syke mennesker med sammensatte behov.

Østfold kommunerevisjon IKS har i dette prosjektet undersøkt i hvilken grad det er iverksatt forebyggende tiltak for barn og unge innenfor psykisk helse, samt om det er etablert et godt fungerende samarbeid mellom ulike instanser med ansvar for psykisk helsearbeid for barn og unge i Halden kommune.

 

Forebyggende arbeid, psykisk helse – Halden kommune 2018

Investeringsprosjekter

10. september 2018
Hvaler kommune

Denne forvaltningsrevisjonen omhandler i hvilken grad kommunen har etablert rutiner og retningslinjer som skal sikre tilfredsstillende styring av investeringsprosjekters tidligfase, samt i hvilken grad kommunen har en tilfredsstillende praksis på feltet.

Det fremkommer av rapporten at kommunen i svært liten grad har utarbeidet skriftlige rutiner som omhandler investeringsprosjekters tidligfase. Samtidig fremkommer det at visse deler av kommunens praksis gjenspeiler seg i våre utarbeidede revisjonskriterier som kan sies å være «beste praksis» på feltet. Dette gjelder blant annet praksis for faseinndeling av større prosjekter, utarbeidelse av behovsanalyse og strategisk analyse. Kommunen har derimot ikke utarbeidet en alternativanalyse med ett nullalternativ. Det fremstår heller ikke for revisjonen som om prosjekt Sandbakken miljøstasjon har vært gjennom en kvalitetssikring i tidligfasen. En kvalitetssikring av konseptutredningen vil kunne minske risikoen for budsjettoverskridelser og risikoen for at feil konsept blir valgt. Utover uformelle og muntlige risikovurderinger gjennomført i gjennomføringsfasen, fremstår det ikke for revisjonen som om det er gjennomført risikovurderinger i prosjektets tidligfase. Ulike former for risiko bør være drøftet, og konsekvenser og løsninger bør være problematisert. Formålet med risikovurderinger er å analysere sannsynlighet og konsekvens av mulige hendelser slik at man kan sette inn tiltak før hendelsen inntreffer. Dette vil være spesielt viktig i innovasjonsprosjekter, hvor usikkerheten er større enn ved andre mer kjente og/eller gjentagende prosjekter.

 

Investeringsprosjekter – Hvaler kommune 2018

Internkontroll, Avvikssystemet

4. september 2018
Råde kommune

God internkontroll skal bidra til å fremme forbedringsarbeid i organisasjonen. Det innebærer systematisk arbeid og dokumentasjon av egen praksis, forbedring av arbeidsmetoder og samhandling for å unngå uønskede hendelser. Hensikten med avviksrapportering er å dokumentere tilfeller hvor internkontrollen ikke fungerer godt nok. Det er imidlertid ikke nok å avdekke og rapportere avvik dersom de ikke følges opp. Avviksrapportering og – håndtering skal følges opp slik at det enkelte avviket blir lukket. I tillegg skal den også bidra til at tilsvarende eller andre avvik kan forebygges. Det innebærer at avviksrapportering får merverdi for å styrke internkontrollen når avvikene, enkeltvis eller samlet, brukes til læring og utvikling. Østfold kommunerevisjon IKS har i dette prosjektet vurdert i hvilken grad Råde kommune har et tilfredsstillende avvikssystem. Videre har vi vurdert om meldte avvik, ved to utvalgte virksomheter, har resultert i endring av rutiner og praksis. Kontrollutvalgets bestilling når det gjelder å få med en «forenklet» totaloversikt over praksis i hele kommunen er besvart gjennom en spørreundersøkelse sendt ut til alle ansatte med en stillingsprosent på 50 eller mer.

 

Internkontroll – Avvikssystemet- Råde kommune 2018

Kontraktsoppfølging

28. august 2018
Fredrikstad kommune

Denne forvaltningsrevisjonen omhandler kommunens oppfølging av inngåtte avtaler/kontrakter, med fokus på inngåtte rammeavtaler. Med kontraktsoppfølging forstås alle forhold og situasjoner som oppstår fra kontrakten er signert til den er avsluttet og partene ikke lenger er har rettigheter og plikter etter kontrakten.

Problemstillingene har vært:

  • Sikrer Fredrikstad kommune tilfredsstillende oppfølging av rammeavtaler?
  • Sikrer Fredrikstad kommune tilfredsstillende oppfølging av avrop på rammeavtaler og kontrakter som inngås i forbindelse med enkeltanskaffelser?

 

Kontraktsoppfølging – Fredrikstad kommune 2018

Kartlegging av formannskapets studietur

14. august 2018
Marker kommune

Denne kartleggingen kommer som følge av kontrollutvalgets vedtak i PS 18/14. Vedtaket lyder:

  1. Kontrollutvalget bestiller kartlegging av formannskapets reise til BKW i Sveits. 
  2. Indre Østfold kommunerevisjon IKS bes innen 05.09.2018 levere en kartlegging til kontrollutvalget. Kartleggingens omfang begrenses oppad til 50 timer.
  3. Utover revisors faglige vurdering av problemstilling og innhold, ber kontrollutvalget om en vurdering av om reisen er i tråd med Marker kommunes etiske reglement, herunder forhold knyttet til
    • Vedtaket
    • Økonomi
    • Program/aktiviteter
    • Deltakere
  4. Kostnader til kartleggingen dekkes av midler kontrollutvalget får tilbakebetalt fra revisjonen, grunnet mindreforbruk i 2017 (Ref vedtak i representantskap 27.04.2018).

 

Kartlegging av formannskapets studietur – Marker kommune 2018

Tiltak og rutiner for reduksjon og forebygging av sykefravær

29. mai 2018
Trøgstad kommune

I dette prosjektet har revisjonen kontrollert om kommunen arbeider med å redusere og
forebygge sykefravær blant kommunens ansatte på en måte som er i tråd med sentrale
føringer og kommunens målsetninger.

Revisjonen har lagt til grunn at kommunens evne til å forebygge sykefravær, er tett
knyttet opp mot det arbeidet som gjøres for at kommunen skal være en
helsefremmende og meningsfylt arbeidsplass. Derfor er arbeidsmiljølovens
bestemmelser om systematisk sykefraværsoppfølging og helse, miljø og
sikkerhetsarbeid, lagt til grunn for revisjonens vurderinger av om kommunen har
etablert tilfredsstillende og fungerende systemer for oppfølging og forebygging av
fravær. Revisjonen har også lagt til grunn retningslinjer om sykefraværsoppfølging fra
NAV i dette arbeidet.
Revisjonen har lagt kommunens IA-avtale til grunn for vurderinger av hvordan utvalgte
forpliktelser i avtalen følges opp av kommunen.

Videre har revisjonen støttet seg på relevant forskning underveis i prosjektet, som
både omhandler årsaker til og sammensetningen av sykefravær, samt hvilke positive
og negative faktorer som påvirker sykefraværet på arbeidsplassen.

 

Tiltak og rutiner for reduksjon og forebygging av sykefravær – Trøgstad kommune 2018

Forebyggende helsetjenester

25. mai 2018
Hobøl kommune

Formålet med denne rapporten har vært å kontrollere om Hobøl kommune tilbyr forebyggende helsetjenester i tråd med krav og forventninger fra sentrale myndigheter. Dette er et svært omfattende område, og prosjektet har derfor fokusert på 4 delområder:

  1. Helsestasjons- og skolehelsetjeneste
  2. Fastlegetjenester
  3. Habiliterings- og rehabiliteringstjenester
  4. Forebyggende helsetjenester innen eldreomsorgen

Fokus i prosjektet har vært å få en oversikt over i hvilken grad kommunen imøtekommer krav og forventninger som er uttrykt av sentrale myndigheter gjennom lov, forskrift, nasjonale faglige retningslinje, stortingsmeldinger og lignende. Prosjektet har ikke vurdert kvaliteten på de tjenester som tilbys for eksempel gjennom å spørre brukere, eller vurdere faktisk gjennomføring ved hjelp av metoder som observasjon. Kontrollhandlingene er i hovedsak gjennomført ved hjelp av intervjuer, statistikkanalyse og gjennomgang av dokumentasjon der dette foreligger.

 

Forebyggende helsetjenester – Hobøl kommune 2018

Gatedalen miljøanlegg

10. april 2018
Sarpsborg kommune

Gatedalen miljøanlegg er Sarpsborg kommunes avfallsmottak, og har over 100 000 besøkende hvert år. Anlegget er består av et gratisområde og et betalingsområde, som skilles av en betjent vekt med porter for inn- og utkjørsel. 

I dette prosjektet har revisjonen undersøkt følgende problemstillinger:

  1. Har Gatedalen et tilfredsstillende system for veiing av avfall? 
  2. Hvordan sikrer Gatedalen seg mot at betalingspliktig avfall leveres i gratisområdet? 
  3. I hvilken grad har Gatedalen et tilfredsstillende system for verning av verdier/gjenstander? 
  4. I hvilken grad er Gatedalens verdier sikret mot tyveri? 
  5. Har Gatedalen tilfredsstillende fysisk sikring og kontroll med ferdselen på området?

 

Gatedalen miljøanlegg – Sarpsborg kommune 2018

Kvalifiseringsprogrammet

6. april 2018
Moss kommune

Denne forvaltningsrevisjonen omhandler innholdet og gjennomføringen av kommunens kvalifiseringsprogram, samt kvalifiseringsprogrammets tilgjengelighet ovenfor målgruppen.

Kvalifiseringsprogrammet retter seg mot personer med vesentlig nedsatt arbeids- og inntektsevne, som har ingen eller svært begrensede ytelser i folketrygden. Formålet med kvalifiseringsprogrammet med tilhørende kvalifiseringsstønad er å bidra til at flere i målgruppen kommer i arbeid. Tilbudet skal gis til personer som vurderes å ha en mulighet for å komme i arbeid gjennom tettere og mer forpliktende bistand og oppfølging. 

 

Kvalifiseringsprogrammet – Moss kommune 2018

Internkontroll i byggesaksbehandlingen

12. februar 2018
Fredrikstad kommune

Denne forvaltningsrevisjonen omhandler internkontroll i kommunens byggesaksbehandling. I tillegg har revisjonen undersøkt om kommunens styrings- og kontrollsystemer sikrer en tilfredsstillende praksis på plan- og bygningsrettens område. 

Problemstillingen har vært:  Har Fredrikstad kommune etablert internkontroll som sikrer tilfredsstillende byggesaksbehandling?

 

Internkontroll i byggesaksbehandlingen – Fredrikstad kommune 2018

Refusjoner

7. februar 2018
Sarpsborg kommune

Det er viktig at kommunen har gode rutiner når det gjelder registrering og videre oppfølgning av refusjonskrav. Dersom denne dokumentasjonen ikke er på plass kan kommunen risikere å tape kravet. 

Det finnes flere tilskuddsordninger som er tilgjengelig for kommunen, og disse gis på en rekke forskjellige grunnlag, til flere ulike formål. Det knyttes vilkår til bruk av tilskuddsmidler, og disse kan gå tapt dersom de ikke benyttes i samsvar med forutsetningene for tildelingen. Videre innebærer god kvalitet på rapportering og oppfølging blant annet at kommunen skiller ut hvilke kostnader som er tilskuddberettiget. 

Østfold kommunerevisjon IKS har i dette prosjektet undersøkt kommunens fokus på å øke sine inntekter i form av tilskudd. I tillegg til å foreta en systemrevisjon, både knyttet til refusjoner og tilskudd, har prosjektet også undersøkt kommunens praksis på begge områdene. 

Prosjektet skulle i utgangspunktet ikke ta for seg kommunens system når det gjelder å følge opp at tilskudd faktisk blir brukt i samsvar med forutsetningene. I forbindelse med problemstilling 2 viste det seg likevel å være hensiktsmessig å vurdere regnskapsmessig disponering av midlene

 

Refusjoner – Sarpsborg kommune 2018

Grunnskolen – spesialundervisning/rutiner og tiltak ved mobbing

5. januar 2018
Skiptvet kommune

Dette forvaltningsrevisjonsprosjektet er todelt og har én problemstilling som omhandler spesialundervisning, og én problemstilling som omhandler rutiner og tiltak ved mobbing i grunnskolen. I følgende delkapitler vil det blir gitt sammendrag for hver av problemstillingene.

Prosjektet inneholder også en kartlegging av gruppestørrelser og lærertetthet i Skiptvet kommune. Denne kartleggingen fremkommer ikke av sammendraget, dette fordi revisjonen ikke gjør vurderinger og gir konklusjoner i kartlegginger. Imidlertid ligger kartleggingen i sin helhet i kapittel 6 i rapporten.

 

Grunnskole – spesialundervisning/rutiner og tiltak ved mobbing – Skiptvet kommune 2018